Lettre de relance amiable

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Lettre de relance amiable pour le paiement d’une facture

Vous venez de constater qu’une de vos factures n’a pas été réglée par votre débiteur (celui qui vous doit de l’argent). La date limite de paiement est dépassée, vous vous interrogez sur la façon dont vous pouvez obtenir le versement des sommes qui vous sont dues. Si des procédures amiables ou judiciaires existent pour vous assurer du recouvrement de vos factures impayées (VOIR PAGE : RECOUVREMENT DE FACTURES IMPAYEES), il est néanmoins préférable de rappeler dans un premier temps à votre débiteur qu’il est en retard dans son paiement.
Pour ce faire, vous pouvez lui adresser un courrier de relance amiable, courrier qui aura le mérite de lui rappeler ses obligations à votre égard. A noter qu’un courrier similaire pourra également être adressé dans le cadre d’autres types de litiges (litige de voisinage pour la coupe d’arbres – VOIR PAGE ELAGAGE, litige locatif pour demander le versement d’un loyer impayé – VOIR PAGE EXPULSION, etc.). La rédaction de la lettre de relance devra néanmoins être adaptée puisqu’il ne s’agira plus d’obtenir le paiement d’une de ses factures mais l’exécution d’une obligation (élaguer ses arbres, acquitter un loyer, etc.). Cette lettre présentera toutefois la même utilité. Aussi les quelques points abordés ci-dessous seront parfaitement transposables à l’établissement de telles lettres de relance. Au moment de la rédaction d’une lettre de relance, certaines questions peuvent se poser. Le Cabinet DYADE AVOCATS répond ci-dessous aux quelques interrogations qui, nous savons d’expérience, se posent le plus fréquemment  :
Le Cabinet Dyade Avocats, fort d’une expérience significative en la matière, vous assistera dans la négociation et la conclusion de tels accords.

Quand est-ce que je peux relancer mon débiteur ?

La relance d’un débiteur, a fortiori lorsqu’il s’agit d’un client représentant une part importante de votre chiffre d’affaires, peut s’avérer très délicate . Avant de lui adresser une relance, il est donc important de vérifier que :
  • Votre débiteur vous doit bien la somme considérée et que vous êtes en possession d’un document qui établit l’existence de cette créance (devis signé, contrat, etc.) ;
  • Votre débiteur a bien reçu la facture impayée, une difficulté rencontrée dans son envoi peut toujours arriver (services postaux, dysfonctionnement d’une boîte email) ;
  • Votre débiteur a dépassé le délai qui lui était imparti pour régler la facture litigieuse ;
  • La créance n’est pas prescrite, c’est-à-dire qu’il vous est toujours possible d’en demander le paiement. Passé un certain délai et selon la nature de la créance en cause, il peut en effet arriver qu’un créancier ne puisse plus demander le règlement de sa facture.
Il est préférable de vérifier ces quelques points et ce dans la mesure où une relance envoyée à un client par erreur (notamment lorsque ce dernier a d’ores et déjà réglé la facture) pourrait avoir le plus mauvais effet. Une telle relance pourrait passer pour un manque de professionnalisme. En revanche, si après vérification il s’avère que les sommes sont bien dues et que votre débiteur n’a pas payé dans les temps, vous pourrez alors le relancer et lui faire un premier rappel écrit.

S’agissant de la rédaction, qu’est-ce que je dois mentionner dans la lettre ?

La rédaction de la relance amiable est relativement libre. S’il est préférable de faire preuve de fermeté dans le courrier, le ton employé dépendra néanmoins de la relation que vous entretenez avec votre débiteur : s’agit-il d’un problème récurrent (si oui, un rappel ferme pourrait s’imposer) ou est-ce la première fois (si oui, il conviendrait de faire preuve de plus de délicatesse) ? Ce débiteur représente-t-il une part importante de votre chiffre d’affaires (si c’est le cas, il serait opportun de mesurer chacun des termes employés dans le courrier) ? Autant de questions qu’il est pourrait être opportun de se poser avant d’entamer la rédaction de votre lettre de relance. Quoi qu’il en soit, au-delà du ton employé, la lettre de relance devra faire état d’un certain nombre de points pour qu’elle ait l’effet escompté. Sans être exhaustif, il serait en effet opportun d’y mentionner :
  • Votre qualité et coordonnées ainsi que celles de votre débiteur ;

  • Les références de votre facture impayée et un rapide rappel des prestations ayant conduit à son émission ;

  • Les sommes qui vous sont dues et la date à laquelle le paiement de ces dernières aurait dû intervenir ;

  • Les formules de politesses d’usage.

Quelle forme dans l’envoi de cette relance ?

La lettre de relance constitue un premier rappel écrit, pour le débiteur, de son obligation de procéder au versement des sommes qu’il vous doit. Pour vous, cette relance amiable constitue une preuve que vous avez fait votre possible pour obtenir le règlement de votre facture et que vous avez laissé à votre débiteur l’opportunité de s’exécuter. Néanmoins, pour que cette relance produise son plein effet probatoire, il est nécessaire que vous assuriez qu’elle ait bien été remise à votre débiteur. Afin d’y veiller, il est préférable d’opter pour un envoi en courrier recommandé avec accusé de réception (LRAR) ou par tout autre moyen permettant de s’assurer de la parfaite réception de ce courrier (remise en main propre, courriel avec accusé de réception ou de lecture, etc.). Si vous préférez opter pour une relance par courrier simple, votre débiteur pourrait toujours alléguer qu’il n’a jamais reçu votre correspondance.

Quelle suite à donner si cette relance reste sans réponse ?

Si malgré votre relance, votre débiteur persiste à ne pas s’exécuter et à payer les sommes qu’il vous doit, il sera nécessaire de privilégier un outil plus persuasif que la simple relance : l’envoi d’une mise en demeure rédigée par nos avocats. La mise en demeure est l’acte par lequel il est fait injonction à une personne d’avoir à s’exécuter. Lorsqu’elle est adressée sous l’entête d’un avocat, elle permet généralement de faire bouger les lignes rapidement en dénouant une situation conflictuelle ou en incitant une personne à respecter ses engagements( VOIR PAGE : MISE EN DEMEURE).